Создание партнеров и контрагентов. Создание партнеров и контрагентов Ввод сведений о партнере и контрагенте

Контрагент или партнер — в чем разница? С приходом нового интерфейса в «Управлении торговлей 1С» v. 8.2 ред. 11 появилось не только много возможностей, но и много вопросов. Один из них звучит так: «Партнер или контрагент — в чем разница и как ими пользоваться?».

В этой статье мы постараемся описать основные отличия и задачи, а также ответим на следующие вопросы:

Как можно создать партнера? Его основные отличия и задачи
Как можно создать контрагента? Его основные задачи
В каких справочниках и отчетах используется информация о партнерах и контрагентах?

Итак, начнем…

В программе управленческая и регламентированная информация разделяется по участникам бизнес-взаимодействий. Информация, которая фиксируются в справочнике «Партнеры», имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в справочнике «Контрагенты». Записи о контрагентах — это записи о юридических (физических) лицах клиентов, поставщиков и т. д., информация о которых нужна для того, чтобы правильно выписывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами.

Справочник «Партнеры» и способы внесения информации в этот справочникСправочник «Партнеры» объединяет всех участников бизнес-взаимодействий с предприятием. Ими могут быть клиенты, поставщики, конкуренты, холдинги в целом и входящие в них дочерние компании, филиалы, торговые точки, подразделения сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам.

Справочник может иметь иерархическую структуру, записи о партнерах можно объединять в группы. Такое объединение удобно использовать для выделения компаний, являющихся холдингами.

Способ № 1 — через основной справочник

Для этого выбираем: Меню → Нормативно-справочная информация → Партнеры.

Рис. 1

Ввод информации о новом партнере производится посредством помощника ввода нового партнера (кнопка «Создать») или с помощью копирования уже существующего партнера, через кнопку «Создать новый элемент копированием».

Рис. 2

В «Помощнике ввода» указываются все известные данные о партнере (наименование, контактная информация, идентификационная информация, информация о контактном лице и т. д.). При вводе нового партнера автоматически контролируется уже введенная информация о партнерах и отслеживается появление дублей партнеров в информационной базе.

После внесения данных программа автоматически записывает информацию не только в справочник «Партнеры», но и в дополнительные справочники: «Контрагенты», «Контактные лица». Для этого необходимо установить галочки в соответствующих полях и заполнить необходимую информацию, затем нажать кнопку «Далее».

Рис. 3

Попадаем в следующее окно, где для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и торговым предприятием, то есть кем он является — поставщиком, клиентом, конкурентом.... С точки зрения торгового предприятия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом.

Рис. 4

В этом же окне можно указать фактический и юридический адрес, группу доступа этого партнера.

Рис. 5

А также головное предприятие, сегмент и канал первичного интереса, выбрав его из открывающегося справочника. Затем нажать кнопку «Далее».

На следующей вкладке заполняем банковские реквизиты — для этого ставим галочку в левом верхнем углу и в открывшихся полях вносим данные. Для продолжения нажимаем «Далее».

Рис. 6

После этого откроется форма для проверки заполненных данных по партнеру. Если информация внесена корректно, после проверки нажимаем кнопку «Создать».

Рис. 7

В открывшейся форме нажимаем «Записать и закрыть».

Рис. 8

В появившемся списке отобразился вновь созданный партнер.

Рис. 9

Способ № 2 — через основной справочник продажи

Выбираем: Продажи → Клиенты → Создать. И далее заполняем данные о партнере как при первом способе.

Рис. 10

Способ №3 — через документы продажи

Выбираем: Продажи → Документы продажи → Создать.

Рис. 11

Открывается документ продажи, выбираем справочник «Клиент».

Рис. 12

В открывшемся справочнике нажимаем кнопку «Создать» и заполняем форму партнера как в способе № 1.

Рис. 13

Способ №4 — через основной справочник «Запасы и закупки»

Выбираем: Запасы и закупки → Поставщики → Создать. Далее заполняем форму как при способе № 1.

Рис. 14

Способ №5 — через документы по закупке

Рис. 15

Открываем справочник поставщиков.

Рис. 16

В открывшемся справочнике выбираем «Создать», далее заполняем форму как при способе № 1.

Рис. 17

Правила работы с поставщиком определяются в соглашении с поставщиком.

Рис. 18

Правила продажи товаров и оказания услуг клиентам торгового предприятия определяются в соглашении с клиентом. При этом в предприятии могут быть определены типовые правила продаж, которые регистрируются в типовом соглашении. Типовое соглашение определяется для сегмента партнеров.

Рис. 19

Один и тот же клиент может работать по различным соглашениям, в которых определены различные условия по продаже каждой группы (сегмента) номенклатуры. Предусмотрена также возможность определения правил продаж для конкретного клиента (индивидуальное соглашение).

Рис. 20

Порядок использования соглашений для клиентов определяется в настройках программы (Администрирование → Продажи). В том случае, если работа с клиентами ведется по одним и тем же правилам, устанавливается вариант использования «Не использовать».

Рис. 21

Общие правила для всех клиентов определяются в стандартном типовом соглашении (Маркетинг → Настройки и справочники → Типовые правила продаж) .

Рис. 22

Если на предприятии ведется комиссионная торговля, то отдельно определяются типовые правила продаж (комиссия). Все клиенты в этом случае работают в соответствии с типовыми правилами продаж. Изменять правила могут только те пользователи, у которых установлено право отклонения от условий продаж.

Для каждого партнера можно определить те условия, в соответствии с которыми он будет обслуживаться торговыми представителями. Информация об условиях обслуживания вводится в отдельном списке, который открывается из карточки партнера при выборе команды «Обслуживание торговыми представителями» в панели навигации формы.

Справочник «Контрагенты»

В справочнике «Контрагенты» хранится информация о тех юридических (физических) лицах партнеров торгового предприятия (поставщиков, клиентов) с которыми зарегистрированы регламентированные (финансовые) отношения со стороны торгового предприятия.

Информация о контрагенте (юридическом или физическом лице партнера) может быть зарегистрирована следующим образом.

Способ № 1

Если партнер имеет одно юридическое (физическое) лицо, то информация о контрагенте может быть введена в момент ввода нового партнера с использованием помощника ввода нового партнера. Новый контрагент будет создан автоматически после указания идентификационных данных партнера.

Рис. 23

Рис. 24

Способ № 2

Если партнер имеет несколько юридических (физических) лиц, то информация о контрагентах регистрируется после записи партнера (команда «Контрагенты» в панели навигации формы партнера).

Рис. 25

Рис. 26

Способ № 3

Через «Документы продажи» выбираем: Продажи → Документы продажи → Создать.

Рис. 27

Открывается документ продажи, открываем справочник «Контрагент».

Рис. 28

Рис. 29

Рис. 30

Способ № 4

Через основной справочник «Запасы и закупки»: Поставщики → Создать партнера. Ставим галочки, как в способе № 1.

Рис. 31

Способ № 5

Через документы по закупке:

Запасы и закупки → Заказы поставщикам → Создать.

Рис. 32

Открываем справочник контрагентов.

Рис. 33

Рис. 34

Рис. 35

Способ № 6

Через финансовые документы: Финансы → Заявки на расходование ДС → Создать.

Рис. 36

Выбираем справочник «Контрагент», в открывшейся форме создаем нового контрагента.

Рис. 37

Если партнер представляет холдинг, все предприятия которого работают от имени одного юридического лица, то информация об этом юридическом лице должна быть зарегистрирована для головного предприятия, а все остальные предприятия будут использовать эти данные.

Во всех документах программы, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов.

Рис. 38

Предусмотрена возможность ведения взаиморасчетов в рамках договоров, которые заключаются между собственной организацией и контрагентом (организацией партнера).

В том случае, если отгрузка производится от имени одного юридического лица (контрагента), а оплата производится другим юридическим лицом, для взаимозачета задолженности используется документ «Взаимозачет задолженности».

Важно: ведение раздельных списков партнеров и контрагентов регулируется функциональной опцией «Независимо вести партнеров и контрагентов» (Администрирование → Маркетинг и CRM). Если предприятие не работает с партнерами, которые представляют холдинги (то есть все деловые партнеры работают от имени одного юридического лица), эту опцию можно отключить. При этом в документах нужно будет заполнять информацию только в одном поле (поставщик, покупатель, контрагент и т. д.).

Из формы контрагента можно получить информацию о взаиморасчетах с контрагентом, оформить и посмотреть список заключенных с ним договоров, список банковских счетов контрагента.

Рис. 39

Рис. 40

По итогам этой статьи видно, что новый справочник «Партнеры» имеет более гибкую аналитику и чаще используется в управленческом учете в данной конфигурации для обобщения информации по группам клиентов. Он является основным, в отличие от справочника «Контрагенты», который несет в основном информацию о движении взаиморасчетов между юридическими лицами, оставляя без внимания группировку юрлиц для нужд управленческого учета.

Система позволяет разделить понятия "контрагент" и "партнер". Контрагенты при этом будут использоваться в фискальных целях, а партнеры - в управленческих. Для того, чтобы эта возможность стала доступна, следует включить функциональную опцию Независимо вести партнеров и контрагентов в меню НСИ и администрирование -> CRM и маркетинг :

Включение опции позволяет заводить партнеров и контрагентов в произвольных соотношениях "многие ко многим".
Рассмотрим два кейса, которые показывают удобство независимого ведения партнеров и контрагентов.
1. Сетевые магазины с одним общим юрлицом.
Есть три магазина (Икеа Химки, Икеа Теплый Стан, Икеа Белая Дача), которым соответствует одно юрлицо - Икеа ООО. В таком случае, мы можем завести партнеров в формате иерархического списка, и контрагента назначить только для головного партнера:

А для подчиненных - не назначать:

2. Смена юридического лица.
Допустим, теперь Икеа хочет работать не от лица Икеа ООО, а от лица Икеа ltd. Но для нас, как для поставщика, это никаких условий не меняет. В таком случае, для партнера можно создать второго контрагента:

Теперь, если нам потребуется заключить соглашение с партнером Икеа, то можно будет выбрать нужного контрагента просто в учетных целях. Обращаем внимание, что для "подчиненных" партнеров, например Икеа Белая Дача, в соглашениях доступен выбор контрагента-юрлица головного партнера - хотя напрямую для них контрагенты никак не прописаны:

Вопрос 1.36 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Как завести сетевой магазин (несколько магазинов с одним юридическим лицом)?

Завести одного партнера и нескольких контрагентов
Завести несколько партнеров на корневом уровне справочника и одного контрагента. Контрагента привязать ко всем партнерам
Завести несколько партнеров. Для каждого партнера завести контрагента
Завести одного партнера на корневом уровне (для него определить контрагента), завести несколько партнеров на дочернем уровне (без определения контрагентов)
Завести одного партнера на корневом уровне (для него контрагента не определять), завести несколько партнеров на дочернем уровне (каждого со своим контрагентом)

Проверено. Правильный ответ - четвертый. Разбор см. выше. Условие, что в такой форме это заработает - включение функциональной опции Независимо вести партнеров и контрагентов.

Вопрос 1.40 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При смене юридического лица у клиента нужно :

Создатьнового партнера
Создать нового контрагента
Создать и нового партнера, и нового контрагента
Зависит от функциональной опции "Независимо вести партнеров и контрагентов"

Проверено. Правильный ответ - четвертый.

Если контрагенты и партнеры ведутся независимо, то достаточно создать только контрагента-юрлицо.

А если независимое ведение не включено - то партнер и контрагенты выступают как одна сущность. Конкретно, потребуется создать позицию справочника Партнеры (а система неочевидно для пользователя сама создаст под него контрагента). У партнера в таком случае нужно будет указать всю атрибутику именно юрлица, в частности ИНН:

В этой статье рассмотрим особенности работы с контрагентами в конфигурации «1С:Управление Торговлей 11».

На примере большой торговой сети организуем справочные данные, определим, что и как заполняется в документах и каким образом выглядит детализированная отчетность.

Применимость

Статья написана для редакции УТ 11.1 . Если вы используете эту редакцию, отлично - прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если же Вы используете (или планируете внедрить) актуальную редакцию УТ 11, то функционал и интерфейс будет незначительно отличаться. Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи - воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом, Вы закрепите материал практикой:)

Реализация учета по контрагентам в УТ 11

С приходом крупных сетей на рынок учет типовой учет по контрагентам (юр. лицам) уже является недостаточным. Необходимо получать как укрупненную аналитику по всей сети (а сеть может иметь достаточно сложную структуру, и состоять из нескольких юридических лиц) так и детализированную по каждой торговой точке. Иными словами «средняя температура по больнице» уже никого не устраивает.

В предыдущих конфигурациях, приходилось либо «задваивать» контрагентов, либо вводить большое количество договоров для одного контрагента, либо дорабатывать программу. В УТ 11 реализован механизм, который позволяет описать различные структуры клиентов, а также проводить анализ на различных уровнях (сеть в целом, в разрезе партнеров, в разрезе юр. лиц или различные комбинации). Реализовано это с помощью нового справочника «Партнеры» и реквизитов в Документы продажи и оплаты.

Как видно из рисунка юр. лицо описывается в справочнике контрагенты, торговые точки – партнеры. С одно стороны может показаться, что мы делаем лишнюю работу, но не торопитесь с выводами, такое разделение было сделано специально.

Рассмотрим на пример. Допустим, мы работам с сетью «АЛМИ». В состав сети входит несколько юридических лиц, у каждого из них есть несколько магазинов. И руководство просит построить отчет как по всей сети, так и по каждой торговой точке.

Конечно, можно потратить кучу времени и сделать отчет, как говорят, «на коленках». Например, перенести данные в Excel и сгруппировать. Хорошо, если вас просят сделать это раз в год и по одной сети. Однако последние тенденция показывают, что ситуация на рынке меняется достаточно динамически (появляются новые конкуренты, изменяются затраты на ведение бизнеса, и конечно же различные глобальные явления), следовательно детальный анализ продаж необходимо производить на регулярной основе, при этом затрачивать как можно меньше ресурсов.

Продолжим. Для начала лучше набросать структуру клиента в графическом редакторе или на бумаге и только потом переносить в УТ, это позволит правильно сгруппировать торговые точки.

В данном примере нет пересекающихся торговых точек (когда в одну и ту же торговую точку можно отгружать разным контрагентом), но если необходимо, УТ позволяет организовать и такую схему.