Нанесение инвентарных номеров на оборудование. Инвентарный номер: роль в учёте и практические аспекты присвоения

Как правильно делать инвентаризацию

Как проводить инвентаризацию?

Инвентаризация - это сверка имеющихся у бухгалтера данных о наличии определенного материального имущества и реального количества этого имущества на складке, в офисе. Подробнее об инвентаризации вы узнаете из статьи Что такое инвентаризация.

Поскольку инвентаризация является очень важным и с организационной, и с финансовой стороны процессом, проводить ее следует по всем правилам.

Этапы инвентаризации

Подготовка

Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо оформить приказ руководства организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации.

Для проведения работы собирается специальная комиссия. Она может состоять из представителей администрации и бухгалтерии, материально ответственных лиц, а также тех специалистов, которые могут грамотно оценить состояние имущества. Например, для проведения инвентаризации рабочей аппаратуры, компьютерной техники в офисе можно привлечь штатного системного администратора. Если потребуется проведение замеров имущества, его перемещения и других манипуляций, то комиссии должны будут предоставить соответствующих помощников (грузчиков, техников и пр.).

Перед началом инвентаризации следует проверить:

наличие инвентарных карточек, книг, описей и прочей сопутствующей документации, ее состояние;
наличие и состояние технических паспортов или любой другой документации технического характера (если она есть) на имущество, которое будет подвергаться инвентаризации;
наличие и состояние документации на основные средства, которые были сданы/взяты в аренду, отправлены/приняты на хранение.

Это необходимо для того, чтобы правильно провести инвентаризацию, не тратя время в ходе работы на решение организационных вопросов, поиск нужных документов.

Проведение

До начала процедуры бухгалтер обязан предоставить комиссии документ бухгалтерского учета имущества, находящегося в ведении организации с указанием стоимости каждого наименования и остатков на момент проведения последней инвентаризации.
Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации. Важно отметить, что в зависимости от того, какое именно имущество описывается, используются те или иные форматы актов инвентаризации. Например, для описи товаров и материалов это форма № ИНВ-3.
С материально ответственных за описываемое имущество лиц берут расписки, удостоверяющие, что поступившие материальные блага оприходованы, а отпущенные списаны с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации.
В самом конце уже в готовую опись вносят свои подписи все члены инвентаризационной комиссии во главе с ее руководителем. Если в документации не будет подписи хотя бы одного участвующего в инвентаризации лица, результаты процедуры считаются недействительными. В этом случае начинается разбирательство на предмет того, почему именно отсутствует чья-то подпись и что необходимо сделать, чтобы провести инвентаризацию основных средств до конца, получив все нужные подписи.

Когда и как часто проводится инвентаризация?

Данная процедура должна осуществляться в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Длительность работы может варьироваться в зависимости от сложности поставленных задач и трудностей, которые возникают непосредственно в ходе инвентаризации. Если работа занимает несколько дней, недель, то каждый раз после ухода комиссии помещение, в котором хранится имущество, должно опечатываться.

Что касается того, как часто проводят инвентаризацию, то согласно действующим в РФ правилам, это можно делать 1 раз в 3 года (опись основных средств) и 1 раз в 5 лет (опись библиотечных фондов). Торговые организации, как правило, проводят данные работы не реже 1 раза в квартал, что продиктовано спецификой их работы.

Как делать инвентаризацию

Начните с подготовки имущества, которое необходимо инвентаризировать, а также с подготовки документации, необходимой для проведения инвентаризации. К такой документации относят: инвентаризационную опись (сводную или по определённой группе ценностей) и приходно-расходные документы, которые отображают операции, совершаемые с этими ценностями. Затем сформируйте список сотрудников, которые будут входить в состав инвентаризационной комиссии. Обычно руководителем инвентаризационной комиссии назначают директора предприятия. Для проведения инвентаризации составляется приказ по предприятию, в котором указываются: дата начала, сроки проведения пересчёта и ответственные лица.

Произведите фактический пересчёт имущества, которое, согласно приказа, попадает под инвентаризацию . На время проведения инвентаризации останавливаются все приходные и расходные операции с инвентаризированным имуществом предприятия. Каждой номенклатурной единице товароматериальной ценности, в ходе инвентаризации, присваивается инвентарный номер. Затем, каждая товароматериальная ценность под её номером, заносится в инвентаризационную опись. Данные по фактическому наличию товароматериальных ценностей, согласно их инвентарным номерам, заносятся в первую графу Акта инвентаризации.

Сопоставьте данные по фактическому пересчёту товароматериальных ценностей, согласно их инвентарных номеров, с данными, обозначенными в бухгалтерских документах. При выявлении расхождений в данных пересчёта, необходимо в Акте инвентаризации отобразить сумму излишков или сумму недостатка имущества предприятия.

Отобразите документально результаты проведения инвентаризации. Для этого завершите заполнение Акта инвентаризации. Затем заверьте Акт инвентаризации подписями всех участников инвентаризационной комиссии, а также подписями материально ответственных лиц. По результатам завершения инвентаризации, в случае выявления недостатков, они взыскиваются с материально ответственных лиц. В случае выявления излишков товароматериальных ценностей, производится их оприходование на баланс предприятия.

Как правильно провести инвентаризацию

Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы. Как это правильно сделать?

Инвентаризация имущества — это свер-ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д. включая обособленные подразде-ления фирмы.

Инвентаризация финансовых обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация-ми и т. д.

Инвентаризация нужна для обеспечения до-стоверности данных учета.

Прежде всего оформите приказ руководи-теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку-ментов предусмотрены специальные формы - № ИНВ-22 и № ИНВ-23.

Как правильно присвоить инвентарный номер

Создайте инвентариза-ционную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру-гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.

В приказе укажите, какие именно имуще-ство и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал-терского учета, в которых зафиксированы пе-речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.

В регистрах учета должны быть следующие записи:

дата и наименование той или иной хозяй-ственной операции;
ее сумма;
остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.

Руководитель инвентаризационной комис-сии обязан завизировать приходные и расход-ные документы и сделать в них запись «до ин-вентаризации на (дата)».

На основании названных документов ко-миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза-ции. Эти данные заносят в инвентаризацион-ные описи и акты (графа «По данным бухгал-терского учета»).

Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .

Портал www.buhgod.ru поможет вам сдать идеальную годовую отчетность и уйти от лишних трудностей.

Инвентаризационная опись (акт) - это до-кумент, в котором отражают результаты инвен-таризации. Для каждого вида имущества и обя-зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня-ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате-риалов - опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ-ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - спи-саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин-вентаризации могут признать недействитель-ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.

Сроки проведения инвентаризации

Фактическое наличие находящегося в ор-ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об-мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель-ными приборами и т. п.).

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты-вают. Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтер-ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель - обеспечить достоверность данных отчетности.

Проверить нужно не только имущество, которое принад-лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно-сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно-сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства; товары, полученные на ответствен-ное хранение; материалы, принятые в переработку.

Дату инвентаризации определяет руководи-тель фирмы по согласованию с бухгалтером.

Инвентаризацию проводят в период с 1 октя-бря по 31 декабря отчетного года. К назначен-ной дате бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию основных средств разреше-но проводить один раз в три года, а библиотеч-ных фондов - один раз в пять лет.

Торговые фирмы сверяют наличие на сво-их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре-комендуется делать с такой же периодичностью.

Осень — горячее время для бухгалтера. Надо сдать отчетность, решить какую систему налогообложения применять в следующем году, подумать над возможными изменениями в учетной политике... А венчает этот список неотложных дел инвентаризация, которая проводится для сверки данных бухучета с реальностью. Основа инвентаризации — система номеров, которые присваиваются объектам. В настоящей статье мы приведем несколько простых правил нумерации, которые помогут облегчить работу бухгалтера.

Вводная информация

Инвентаризация заключается в фактическом подтверждении наличия у организации активов, заявленных в бухучете, т.е. в сверке фактических и учетных данных (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — закон о бухучете). Для проведения такой проверки каждому объекту заранее присваивается специальный инвентаризационный номер. Законодательство, регулирующее бухучет в коммерческих организациях, никаких особых требований к этим номерам не предъявляет. В результате бухгалтеры нумеруют объекты, что называется, как бог на душу положит, что, зачастую создает сложности при инвентаризации. Особенно если номера присваивал один главбух, а инвентаризацию проводит уже другой. Однако есть способы упорядочить эту сторону деятельности бухгалтерии, сделав учет объектов простым, удобным и прозрачным.

Требования к номерам

По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.

Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.

Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность бухгалтеру, не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.

Как построить систему нумерации

Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.

Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.

Наносим номер правильно

Обычно инвентарные номера наносят непосредственно на объект. Однако и тут есть нюансы. Первым делом, стоит конкретизировать, куда именно наносится номер. Это значительно упростит сам процесс инвентаризации, т. к. комиссия будет точно знать, где искать номер и ей не придется осматривать объект со всех сторон в поиске «заветных» цифр. Кроме того, такой подход улучшит эстетический вид объектов — они будут выглядеть опрятно даже спустя много лет.

Например, можно установить в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать; это место защищено от вредных воздействий). А на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить; меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке). По той же логике на столах номер лучше располагать на внутренней части ножки или на боковой панели.

Наконец, некоторые объекты слишком малы, чтобы на них можно было нанести номер. В таких случаях номер можно вообще не наносить, о чем необходимо сделать пометку в инвентарной карточке. При этом желательно настроить учетную программу таким образом, чтобы бухгалтер мог быстро сформировать список таких немаркированных объектов с указанием места их физического расположения. Это ускорит процесса их инвентаризации.

Документальное оформление

Ну и в заключение скажем несколько слов о документальном оформлении всех вышеприведенных правил. Как мы уже говорили, законодательно «бухгалтерская нумерология» никак не регламентирована. Это значит, что внедрить перечисленные правила организация может самостоятельно, утвердив соответствующий локальный акт.

Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную политику организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.

Лучше, на наш взгляд, использовать другой вариант — внести правила нумерации объектов в Положение о проведении инвентаризации в организации. В таком документе правила нумерации будут смотреться вполне логично. Да и ознакомиться с ними не лишним будет не только бухгалтеру, но и любому сотруднику, включаемому в инвентаризационную комиссию.

Наконец, можно утвердить в организации и отдельный документ — Положение о порядке присвоения инвентарных номеров.

Грамотный и правильно организованный бухгалтерский учет на предприятии позволяет в любой момент узнать о состоянии материального и финансового положения организации. Материальная часть собственности - это основные средства хозяйственной структуры. Необходим строгий контроль над использованием этих средств, их перемещением, сохранностью. Для этого служат инвентарные номера основных средств, которые присваиваются каждому объекту ОС. Мы постараемся кратко объяснить, что такое инвентарный номер и как присвоить инвентарный номер основному средству.

Для чего нужна нумерация

Бухгалтеры, работающие на предприятиях не один год, знают, что на балансе их организации имеются ОС, но не каждый на практике сталкивался с необходимостью принять новый объект основных средств. Некоторые работники бухгалтерии не имеют представления о том, как нужно правильно провести эту процедуру, зарегистрировать объект в бухгалтерских регистрах и отразить на счетах баланса. Существует немало причин, при которых инвентарный номер основных средств необходим:

Наличие на предприятии большого количества объектов;
Постоянные перемещения материальных активов;
Существование арендованных зданий, механизмов, машин и оборудования;
Регулярные инвентаризации средств организации.

Зная, как присваиваются инвентарные номера основным средствам, бухгалтер предприятия постоянно будет иметь оперативную информацию о состоянии учета ОС и своевременно предоставлять ее руководству организации и контролирующим органам.

Официальный документ, по которому необходимо ориентироваться при решении этого вопроса - Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина РФ 13.10.2003 № 91 н, здесь мы лишь кратко изложим необходимые шаги и примерную последовательность процедуры.

Основные правила

Каждому объекту ОС инвентарный № присваивается один раз на все время его эксплуатации.
Если объект состоит из нескольких частей, каждая нумеруется отдельно.
Номер объекта, списанного с баланса, не должен присваиваться другим видам имущества предприятия в течение 5 лет.
Перемещения ОС внутри предприятия не служит поводом к изменению номера.
Арендованные средства могут учитываться по номерам, присвоенным арендодателем.

Нумерация основных средств

В Приказе об учетной политике предприятия должен быть предусмотрен пункт - как присваивать инвентарные номера основным средствам. Здесь отражается порядок нумерации ОС, то есть инвентарный номер сколько цифр он может иметь регламентируется только этим документом. На предприятиях, где количество объектов незначительное, можно использовать простую нумерацию: 001, 002, 003 и т. д. При большом количестве объектов применяют более сложную систему, возьмем № 0104001, где:

01 - код в синтетическом учете (План счетов);

04 - код структурного подразделения организации (склад, цех, офис);

001 - порядковый № ОС в перечне предметов, сходных по назначению.

Инвентарный номер пример:

На склад № 2 поступил автопогрузчик, на этом же складе уже имеется один. Инвентарный № нового погрузчика можно установить по вышеуказанному способу:

01 - учетный № в Плане счетов;
02 - № склада;
002 - порядковый № погрузчиков на этом складе.

В этом случае № будет таким - 0102002.

Способ нанесения № на ОС

В практике бухгалтеров бывают случаи, когда на объект невозможно нанести нумерацию доступными способами, в таких ситуациях данные об ОС хранятся только на бухгалтерских регистрах. Объекты, подлежащие нумерации, можно маркировать любым возможным для организации методом:

При помощи краски и трафарета:
Применить стикеры или жетоны;
Использовать гравированные таблички.

Совет. Не стоит забывать, что нанося инвентарный № неправильно, можно испортить сам объект нумерации, тщательно обдумайте все нюансы прежде, чем начнете действовать.

Руководитель и главный бухгалтер организации должны постоянно контролировать правильное и своевременное оформление перемещения основных средств, это обеспечит их сохранность, позволит оперативно получать четкую информацию, поможет в организации всей работы предприятия.

Одним из обязательных условий ввода в эксплуатацию основного средства на любом производстве является присвоение ему инвентарного номера . О том, как этот процесс происходит, каким нормативным актом регламентируется, и какие сведения зашифрованы в этом номерном знаке, пойдет речь в статье.

Присвоение инвентарных номеров основным средствам

Итак, нумерация необходима для контроля использования имущества, отслеживания его перемещений, сохранности и правомерности выбытия. Нумеруют объект в процессе приема на учет перед тем, как начать использовать в производстве. После присвоения номера он становится инвентарным или единицей учета ОС.

Основные аспекты определения активов, подлежащих присваиванию инвентарных номеров, перечислены в п. 45 Инструкции (пр. Минфина РФ № 157н от 01.12.2010). Нумеруются все движимое и недвижимое имущество, объекты, находящиеся в эксплуатации, на консервации или в резерве, стоимостью, превышающей 3 тыс. руб. Исключение составляет лишь библиотечный фонд, все позиции которого нумеруются без ограничений в стоимости.

Общие требования к процессу нумерации ОС изложены в вышеуказанной Инструкции и Методических указаниях по бухучету ОС (пр. Минфина РФ № 91н от 13.10.2003 с дополнениями). К ним относятся, например, такие условия:

инвентарный номер не должен повторяться, т.е. нескольких объектов, пронумерованных одинаково, в компании быть не должно;
при сочленении единого объекта из нескольких элементов всему комплексу присваивается один инвентарный номер;
номера присваиваются в соответствии с порядком числового ряда;
инвентарный номер объекта не может измениться при перемещениях внутри одной фирмы, прикрепленный к активу при принятии к учету, он остается за ним в течение всего периода нахождения в организации;
инвентарные номера не сохраняются при выбытии, например, реализации. Компании, приобретающие ОС, присваивают объектам номера в соответствии с разработанной внутрифирменной методикой;
за арендованными ОФ инвентарные номера могут сохраняться (на усмотрение арендатора).

Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств

Законодательством не предусмотрен какой-либо определенный порядок формирования инвентарного номера. Поэтому компаниям дано право разработать его самостоятельно и закрепить в УП . Как правило, при составлении последовательности цифр инвентарного номера ориентируются на удобство работы с ОФ и принятые алгоритмы производственных шифров. Например, в крупных компаниях с разветвленной сетью обособленных подразделений и цехов в номерные значения обязательно включают информацию о балансовом счете/субсчете, филиале размещения объекта, цифровое обозначение цеха, коды отделов и т.п.

Задаваясь вопросом, как присвоить инвентарный номер основному средству, опираются на выделение оптимальной вариации номера, по которому будет проще и быстрее отследить использование объекта в компании. Например, последовательность цифр может быть такой:

балансовый счет;
код филиала компании;
номер цеха, используемый во внутрифирменной номенклатуре;
отдел, где размещен объект;
порядковый номер объекта.

В зависимости от действующих в компании критериев, в инвентарный номер может быть зашифрована и другая информация: амортизационная группа, к которой принадлежит объект, территориальный код размещения подразделения и др.

Если фирма небольшая и используется в ней всего несколько объектов ОФ, то правильным будет присвоить им инвентарные номера по порядку: 01, 02, 03 и т.д. Регистрируют их в журналах учета инвентарных номеров, которые формируются в автоматическом режиме или ведутся от руки.

Вопросы присвоения инвентарных номеров объектам основных средств являются одновременно одними из самых простых и самых сложных. Простых – поскольку нормативные правила присвоения инвентарных номеров можно сформулировать буквально в нескольких предложениях. А сложных – так как довольно часто именно в применяемом учреждениями порядке присвоения инвентарных номеров специалисты контролирующих ведомств выявляют ошибки. Об этом рассказывается в материале.

Учреждение, осуществляющее спортивную подготовку лиц, обязано организовать их материально-техническое обеспечение, в том числе спортивной экипировкой, оборудованием и спортивным инвентарем, необходимыми для прохождения спортивной подготовки, за счет средств, выделенных организации на выполнение государственного (муниципального) задания на оказание услуг по спортивной подготовке, либо средств, получаемых по договору оказания услуг по спортивной подготовке (пп. 7 п. 2 ст. 34.3 Федерального закона от 04.12.2007 № 329-ФЗ).

Спортивный инвентарь – это предметы и приспособления, необходимые для осуществления физкультурно-спортивной деятельности во время занятий различными видами спорта. Большинство предметов спортивного инвентаря в целях бухгалтерского учета относятся к категории основных средств (то есть материальных объектов имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенных для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения).

Как известно, единицей учета основных средств является инвентарный объект.

В соответствии с п. 46 Инструкции № 157н каждому инвентарному объекту недвижимого имущества, а также инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 3 000 руб. включительно и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер. Данный порядок применяется независимо от того, находится объект в эксплуатации, запасе или на консервации.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении. Инвентарные номера выбывших с балансового учета инвентарных объектов основных средств вновь принятым к учету объектам не присваиваются.Рассмотрим типичные ошибки практикующих специалистов при присвоении и проставлении инвентарных номеров.

Ошибка 1. Неправильная структура номера

Специальных требований к формированию инвентарных номеров ни в Инструкции № 157н, ни в иных нормативных правовых актах не содержится. Поэтому учреждения могут самостоятельно разработать порядок формирования инвентарных номеров и отразить данные правила в учетной политике.

Обычно в структуру инвентарного номера включается та информация, которая необходима учреждению для оперативного учета объектов нефинансовых активов, например, код вида деятельности, где используется объект, код синтетического счета, код аналитического счета, порядковый номер.

Первая и довольно распространенная ошибка – невыполнение требований к структуре инвентарных номеров, зафиксированных в учетной политике – допустим, если согласно требованиям учетной политики инвентарный номер должен состоять из 10 знаков, а присвоенный объектам инвентарный номер состоит из 14 знаков (см. материалы, опубликованные на официальном сайте Чунского районного муниципального образования: www.chuna.irkobl.ru, путь: Контрольно-счетная палата / Результаты контрольных мероприятий / Отчет № 01-16/06 от 14.11.2014).

Ошибка 2. Неверный выбор способа проставления инвентарного номера

Основные способы проставления присвоенных основному средству инвентарных номеров названы в п. 46 Инструкции № 157н. В данном нормативном документе сказано, что присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Таким образом, перечень способов проставления инвентарных номеров является открытым, и практика показывает, что достаточно часто специалисты учреждений распечатывают данные об инвентарных номерах на бумаге и приклеивают их скотчем. Такой способ часто применяется при проставлении инвентарных номеров на стационарные объекты: скамейки в игровом зале, столы для настольного тенниса и пр.

Однако у проверяющих указанный подход часто вызывает возражения. Считается, что в таком случае можно говорить о том, что инвентарные номера нанесены способом, не обеспечивающим их сохранность, то есть нарушаются требования п. 46 Инструкции № 157н – см., например, информацию, размещенную на официальном сайте Череповецкого муниципального района (www.cherra.ru, акт контрольного мероприятия контрольно-счетного комитета Муниципального собрания Череповецкого муниципального района от 05.10.2012 № 33).

Ошибка 3. Присвоение инвентарных номеров при отсутствии такой необходимости

В Инструкции № 157н предусмотрено две ситуации, когда в присвоении отдельных инвентарных номеров предмету спортивного инвентаря нет необходимости. Во-первых, как мы указали выше, это низкая стоимость объекта. Во-вторых, имеет значение классификация объекта как сложного основного средства или основного средства с принадлежностями.

Предметам спортивного инвентаря стоимостью до 3 000 руб. инвентарный номер не присваивается. Однако об этом часто забывают. В качестве примера можно привести материалы одной из проверок, проведенных Контрольно-счетной палатой г. Саратова. Специалисты контролирующего ведомства установили, что на балансе учреждения в составе основных средств числились объекты стоимостью до 3 000 руб., в том числе утяжелители, эспандер, гантели. В нарушение п. 46 Инструкции № 157н данным объектам были присвоены уникальные инвентарные номера – см. информацию, опубликованную на официальном сайте (www.kspsaratov.ru, путь: О палате / Деятельность палаты / 2013 / Информация о результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения здравоохранения «Центр восстановительной медицины и реабилитации»).

Основные правила по учету сложных основных средств или основных средств с принадлежностями сводятся к следующему (п. 45 и 46 Инструкции № 157н).

Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, отдельный конструктивно обособленный предмет, обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов.

В случае наличия у одного конструктивно-сочлененного объекта нескольких частей – основных средств, имеющих разный , каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Но если по комплексу конструктивно-сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, установлен общий для всех объектов срок полезного использования, указанный объект учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

В случае если объект основного средства является сложным (комплексом конструктивно-сочлененных предметов), то есть включает в себя обособленные элементы (конструктивные предметы), составляющие вместе с ним единое целое, на каждом таком элементе (конструктивном предмете) должен быть обозначен инвентарный номер, присвоенный основному средству (сложному объекту, комплексу конструктивно-сочлененных предметов).

Несмотря на простоту и логичность данных нормативных правил, у учреждений физической культуры и спорта могут возникать проблемы при их применении в отношении предметов спортивного инвентаря.

Типичный пример – баскетбольные щиты. Согласно приложению «Баскетбольное оборудование» к Правилам вида спорта «баскетбол» (утверждены Приказом Минспорттуризма РФ от 12.05.2010 № 482) в игровом зале устанавливается две конструкции щитов, каждая из которых должна состоять из следующих частей:

– один щит;

– одна корзина с кольцом, прикрепленным к щиту;

– одна сетка;

– одна опора, поддерживающая щит;

– обивка.

У практикующих специалистов может возникнуть вопрос, как присваивать инвентарные номера в отношении данных предметов. Практика показывает, что желание «перестраховаться» и зафиксировать в учете как можно большее число мелких основных средств чревато возникновением претензий со стороны проверяющих.

Так, по материалам одной из проверок деятельности учреждений в качестве нарушения контролирующим ведомством было зафиксировано следующее. В нарушение п. 41, 45, 47 Инструкции № 157н учреждением были присвоены разные инвентарные номера приспособлениям, числящимся в бухгалтерском учете (9 баскетбольным кольцам, 9 баскетбольным сеткам, 9 баскетбольным щитам), которые фактически представляют собой 9 самостоятельных инвентарных объектов – см. материалы, опубликованные на официальном сайте Саратовского муниципального района www.saratov.sarmo.ru, путь: Финансово-правовая сфера / Контрольно-ревизионное управление / Деятельность КРУ 2015 / Акт контрольно-ревизионного управления Саратовского муниципального района Саратовской области по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности Муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа п. Дубки Саратовского района Саратовской области»).

Ошибка 4. Принятие решения о невозможности проставления инвентарного номера

Как прямо сказано в п. 46 Инструкции № 157н, при невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, присвоенный ему инвентарный номер применяется в целях бухгалтерского учета с отражением в соответствующих регистрах бухгалтерского учета без нанесения на объект основного средства.

В отношении многих объектов спортивного инвентаря есть соблазн применять данный пункт и не обозначать инвентарные номера. Можно ли говорить о том, что требования эксплуатации спортивного инвентаря для командных игр делают невозможным проставление инвентарного номера? Материалы проверок деятельности учреждений не всегда позволяют ответить на данный вопрос положительно.

На практике невозможность обозначения инвентарного номера в случаях, определенных требованиями эксплуатации, чаще всего связана с тем, что проставленный номер постоянно стирается и его нужно восстанавливать или же от проставления номера объект может испортиться. Классический пример – посуда (сковороды, кастрюли), условия эксплуатации которой предполагают нагрев до высоких температур.В таком случае при принятии посуды к учету в качестве основных средств специальная комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов вправе определить, что с учетом особого порядка инвентарные номера на такие категории основных средств не наносятся, а только лишь отражаются в регистрах бухгалтерского учета.

Однако, на наш взгляд, в отношении спортивного инвентаря данный подход следует применять с осторожностью. В противном случае велика вероятность возникновения претензий специалистов контролирующих ведомств при проверках.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.