Инвентаризация хранящихся на складе (в кладовой) товарно-материальных ценностей осуществляется в соответствии с пунктами 3.15-3.26 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а ее результаты оформляются инвентаризационными описями по формам № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др. В случае выявленных расхождений между фактическим наличием материальных ценностей и учетными данными, то есть при наличии излишков и (или) недостач материальных ценностей, оформляется также «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26), утвержденная постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г.

Проведение инвентаризации без материально ответственного лица

Отказ подписать акт об инвентаризации

Документальное оформление проведения инвентаризации без МОЛ Независимо от причин отсутствия работника ему необходимо в письменной форме предложить присутствовать при проведении инвентаризации и обеспечить наличие доказательств получения работником данного письменного уведомления (личная подпись, уведомление о вручении в случае направления письма и т.д.). Если работник откажется принять участие в инвентаризации или не ответит на уведомление (уклонится от его получения), в инвентаризационных актах (описях) необходимо сделать отметку о причинах отсутствия работника (болезни, с приложением копии больничного листа, если он будет предоставлен) и о факте его письменного уведомления и заверить эту отметку подписями членов инвентаризационной комиссии.

Акт об отказе от подписи результатов инвентаризации

Проблема проведения инвентаризации в отсутствии МОЛ Услуги по полноценному ведению бухгалтерского учета Вашей компанииСтоимость ведения бухгалтерского учетаРассчитать точную стоимость бухгалтерского обслуживания Вашей компании Передача товарно-материальных ценностей при смене материально ответственного лица всегда должна сопровождаться проведением обязательной для таких случаев инвентаризации имущества. Таковы требования пункта 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете.
Инвентаризация проводится согласно порядку, установленному приказом руководителя организации, с учетом требований приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящимся) за соответствующим должностным лицом.

При отсутствии материально ответственного лица

Инфо

Если же в должностной инструкции работника (принимающего материальные ценности) не предусмотрено обязанности по замещению должности на время отсутствия материально ответственного лица, то необходимо:

• приказом руководителя внести соответствующие изменения в должностную инструкцию работника – установить обязанность по замещению функций материально ответственного лица в период его отсутствия;
• ознакомить работника с приказом;
• заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В силу п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация. Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц.

Инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица.

Внимание

Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Совокупность этих нормативных положений говорит о том, что документы инвентаризации, проведенной в отсутствие материально-ответственного лица и не содержащие его подписи, могут быть не приняты судом в качестве доказательств по делу о взыскании с работника сумм причиненного ущерба.

Практические рекомендации по формированию доказательственной базы. К числу фактических обстоятельств, подлежащих обязательному доказыванию в подобных спорах, относятся:

• Наличие между работником и работодателем договора о полной материальной ответственности и правомерность его заключения.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели вопрос о том, возможно ли проведение инвентаризации без участия материально ответственного лица, по причине невозможности продолжения им работы, например, в силу наличия проблем со здоровьем (инвалидность), или увольнения 02.12.2016 Согласно ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Акт об отказе материально ответственного лица провести инвентаризацию

Срок этот законом не установлен, но, вероятно можно применить по аналогии правило статьи 193 Трудового кодекса РФ о том, что работник должен дать объяснение по поводу должностного проступка в течение трех рабочих дней.

• Наличие в организации локального нормативного акта (регламента, инструкции), регулирующего порядок проведения инвентаризации. Указанный нормативный акт должен предусматривать порядок оформления итогов инвентаризации, проводимой в отсутствие материально-ответственного лица (какие акты должны быть составлены, в каком составе формируется инвентаризационная комиссия и проч.) Материально-ответственное лицо должно быть заранее ознакомлено с таким регламентом.

К проведению инвентаризации в этом случае также можно привлечь свидетелей, не являющихся членами инвентаризационной комиссии, которые впоследствии своими подписями могут подтвердить проведение инвентаризации и факты, выявленные при ее проведении. Кроме того, представляется целесообразным утвердить в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ) специальные положения о порядке проведения и отражения результатов инвентаризации в «нештатных» случаях (болезнь, смерть, увольнение по собственному желанию без обязательной «отработки» и т.д.). Безусловно, неучастие материально ответственного лица в проведении инвентаризации может затруднить работодателю возмещение материального ущерба, причиненного по вине этого работника (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 10.05.2012 по делу № 11-2696/12).

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». При передаче материальных ценностей новому материально ответственному лицу (при увольнении работника, переводе на другую должность или др.) кроме материалов обязательной инвентаризации оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей.

В акте отражаются наименование передаваемых товарно-материальных ценностей, их количество, цена за единицу, стоимость по каждой позиции, а также реквизиты (должность, Ф.И.О., роспись, дата) о сдаче и приеме материальных ценностей. В обязательном порядке в акте указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей.

Данная норма предписывает в том случае, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, производить передачу ценностей комиссией в установленном порядке (этот нормативный акт не отменен и действует в части, не противоречащей законодательству РФ). На наш взгляд, эта приведенная выше норма может применяться по аналогии не только в торговле. Таким образом, в случае если присутствие материально ответственного работника при инвентаризации невозможно в силу каких-либо объективных причин, само по себе это не препятствует проведению инвентаризации.

Является ли подписанная материально ответственным лицом опись излишков, выявленных в ходе инвентаризации, или инвентаризационная опись, документом, подтверждающим факт принятия имущества в подотчет?

Рассмотрев мы пришли к следующему выводу:

Законодательство не устанавливает специальных правил передачи материально лицу выявленных при инвентаризации излишков имущества, поэтому работодатель в данном случае руководствуется общими правилами, применяемыми им при вверении ценностей работникам. Указанная в вопросе инвентаризационная опись, содержащая все необходимые подписи, может подтверждать факт принятия перечисленного в ней имущества на ответственное хранение.

Обоснование вывода:

Трудовым кодексом РФ порядок непосредственной приемки-передачи имущества и других ценностей материально ответственному лицу, с которым работодатель о полной материальной ответственности, не регламентирован.

В соответствии с частями 1 и 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Общий порядок проведения инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными приказом от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания).

В соответствии с п. 5.1 Указаний выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по рыночной стоимости и одновременно зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц (смотрите также пп. "а" п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н).

При этом специальных детальных правил передачи выявленных при инвентаризации излишков имущества материально ответственному лицу законодательство не устанавливает. В связи с этим полагаем, что она должна осуществляться в принятом работодателем порядке вверения ценностей.

В соответствии с частью 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В соответствии с п. 2.6 Указаний выявленное в результате инвентаризации имущество отражается в описях. Пункт 2.10 Указаний устанавливает, что инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Поскольку иных документов, подтверждающих принятие материально ответственным лицом имущества (его излишков), Указания не содержат, считаем: инвентаризационная опись может использоваться в таких целях.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Волкова Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

!Вопрос по проведению инвентаризации ТМЦ.Кто должен подписывать сличительную ведомость при выявлении расхождений, если отсутствует МОЛ?В ходе проведения инвентаризации МОЛ уволился, и новый не назначен.Какими законодательными актами по РСБУ закреплено подписание МОЛ сличительной ведомости?

По общему правилу при проведении инвентаризации в обязательном порядке должно присутствовать материально-ответственное лицо, которое передает (при увольнении) или принимает под свою ответственность материальные ценности организации. По итогу инвентаризации материально-ответственное лицо ставит свою подпись в инвентаризационных документах, которая подтверждает, что с результатами инвентаризации он согласен. В Вашем случае, если материально-ответственное лицо уволено до момента окончания инвентаризации, то обязать его присутствовать при инвентаризации и подписывать документы по её завершении Вы не вправе. В такой ситуации в инвентаризационных документах расписываются только члены инвентаризационной комиссии.

Обоснование

Как провести инвентаризацию

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. А материально ответственный сотрудник расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 .

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами , которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Можно ли взыскать стоимость возмещения порчи товаров с уволенного сотрудника. С сотрудником был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения

Нет, нельзя.

В Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что порча товаров возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать стоимость ущерба от порчи также нельзя.

Перед сдачей годового отчета мы обязаны провести инвентаризацию. Как провести инвентаризацию, если материально-ответственное лицо полгода находится на больничном листе, после закрытия больничного листа как не прошедшего медосмотр он был отстранен от работы.

Материально ответственный сотрудник обязан присутствовать при инвентаризации. Порядок инвентаризации в случае болезни МОЛа или его отстранении от работы законодательством не регламентирован. Провести инвентаризацию без материально ответственного можно, чтобы установить наличие имущества. Но по ее итогам нельзя привлечь сотрудника к ответственности и возместить недостачу. Так как ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях. Например, укажите: Иванов И.И. отстранен от работы с такого то числа. Данную отметку заверьте подписью членов инвентаризационной комиссии.

С целью обеспечения сохранности ценностей Вы можете назначить материально ответственным лицом другого работника в процессе этой инвентаризации. ТМЦ новому ответственному лицу передает комиссия. Это следует из Указаний для торговых организаций (п. 6.3 Указаний, утв. Приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169). В них сказано, что если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке.

Обоснование

Охрана труда

Инвентаризация: как выявить и возместить причиненный ущерб?

Можно ли проводить инвентаризацию без материально ответственного лица?

Работник – материально ответственное лицо написал заявление об увольнении по собственному желанию. Спустя четыре дня после подачи заявления он взял больничный. Мы хотим провести инвентаризацию до его увольнения, но работник не выходит на работу из-за болезни. Можно ли провести проверку наличия имущества без сотрудника?

Провести инвентаризацию без материально ответственного можно, чтобы установить наличие имущества. Но по ее итогам нельзя привлечь сотрудника к ответственности и возместить недостачу.

Если ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях. Но работодатель все равно нарушит установленный порядок проведения инвентаризации. Поэтому документы, составленные по ее итогам, не будут доказывать причиненный ущерб (апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 20 февраля 2014 г. по делу № 33-332/2014). Таким образом, привлечь работника к материальной ответственности по итогам такой проверки нельзя. В этом случае взыскать недостачу можно только через суд (абз. 3 ч. второй ст. 391 ТК РФ).

• Скачайте формы

Как в организации провести инвентаризацию, если материально-ответственное лицо (индивидуальная материальная ответственность) находится на больничном, а учреждение не имеет возможности пользоваться складом? Инвентаризация планируется провестись с целью смены материально -ответственного лица.

Ответ

Порядок проведения инвентаризации указан в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры» .

1. Статья : Инвентаризация: как выявить и возместить причиненный ущерб?

«В каких случаях организация обязана провести инвентаризацию?

Можно ли проводить инвентаризацию без материально ответственного лица?

Если ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях. Но работодатель все равно нарушит установленный порядок проведения инвентаризации. Поэтому документы, составленные по ее итогам, не будут доказывать причиненный ущерб (апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 20 февраля 2014 г. по делу № 33-332/2014). Таким образом, привлечь работника к материальной ответственности по итогам такой проверки нельзя. В этом случае взыскать недостачу можно только через суд ()».*

2. Ситуация: Какие особенности необходимо учитывать при увольнении материально ответственного лица

«При увольнении материально ответственного лица до расторжения с ним трудового договора проведите инвентаризацию. Это объясняется тем, что организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица ( , Методических указаний, утвержденных , Положения, утвержденного ).*

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить сотрудники административно-управленческого аппарата, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов и Методических указаний, утвержденных .

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не нужно. Это следует из Методических указаний, утвержденных .

Увольняемые материально ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества ( , к ).

Перед проведением инвентаризации:

• подготовьте приказ о ее проведении;
• соберите расписки от материально ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в Методических указаний, утвержденных .

Приказ о проведении инвентаризации составьте по , утвержденной . В нем укажите причину инвентаризации – увольнение материально ответственного лица, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, порядок передачи имущества, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом ( Методических указаний, утвержденных ). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Срок проведения инвентаризации может выходить за предельные сроки предупреждения о предстоящем увольнении, однако это не может препятствовать увольнению сотрудника, поскольку иначе нарушит право сторон трудового договора на свободу труда (). Такое препятствие будет расценено как принудительный труд ().

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись ( Методических указаний, утвержденных ). Для каждого вида имущества заполните свою форму().*

После этого проведите процедуру увольнения материально ответственного лица в общем порядке.

При этом если трудовой договор расторгнут до момента окончания инвентаризации, обнаружения факта ущерба и оформления описи по результатам проведенной инвентаризации, то бывший сотрудник не освобождается от материальной ответственности ()».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.